こんにちは、ちこまです。
私は子供が習っている10回目のバレエの発表会に出場する際、発表会運営委員会長を任されました。
真っ先に思ったことは、
発表会当日、会長ってどこにいるの？何してるの？
会長未経験の、周りのお母さんたちに聞いてみると、
何してるんだろうね〜
なんか分からないけど、忙しそうだよね〜
私も含め、みなさんよくわかっていない様子です。
そこで、以前会長を経験された唯一の大先輩お母さん（他の方は、もうバレエを辞めてしまっているので）に勇気を出して聞いてみました。
時間通りに出演者を舞台に立たせればいいのよ。
そ、それだけ？？？？
もっと色々、なんかないの〜？不安しかありませんでした。
私と同じように発表会の責任者を任されて、
どうしよう〜
と不安になっていませんか？
まずは会館でのみんなの動きを何度も想像してみて、この時のコレが心配だなぁというものを全て書き出すことから始めましょう。
私はとにかく、その時々に動きのある場所に出没しまくりました 。その結果、すぐにトラブルに対応することが出来て、発表会は大成功！
多くの方に感謝していただきました。
私の経験を通して、みなさんの不安が1つでも解消されるといいなぁと思っております。
私が経験した【運営委員会長】というお仕事は、マニュアル化出来ない内容ばかりです。
気をつけたいポイントも合わせて紹介していきます。
会館準備
出演者・スタッフさん・お客さん全ての方が、心地よく過ごしてもらえるように考えて、準備を進めました。
- 楽屋
- スタッフさん差し入れ
- 受付
- 客席
楽屋
掃除・片付けやすくを意識する
- ゴミ箱使用禁止の案内（ゴミは各自持ち帰る）
- 鏡使用禁止（小学生の楽屋）のためカーテン使用
- 衣装着脱スペース用ブルーシート敷き
- タイムテーブル表示（時間厳守）
まずは子供たちが到着する前に、楽屋の準備をしておきます。
上記の点をチェックしながら、お部屋の初期状態も併せて確認していきます。
貸していただいているお部屋なので、最終的には元の状態に戻さなくてはいけません。
鏡についた手垢は掃除するのが大変なので、小学生の楽屋はカーテンで鏡を隠してしまいます。
衣装を汚さないために、衣装着脱専用ゾーンがわかるよう、ブルーシートを敷いておきます。
時間厳守のため、大きく拡大したタイムテーブルを楽屋に掲示しておきます。
スタッフ差し入れ
コロナ感染予防しつつ快適にお仕事してもらう
- 作業台用意
- 差し入れ用意
スタッフさんは、朝早くから舞台上で作業を進めてくれています。
差し入れの用意は、すぐに行わなくてはなりません。
コロナ禍のため、飲み物は全てペットボトルで用意しました。
以前は1カ所に差し入れを用意していましたが、コロナ感染防止のために4カ所に分けて用意しました。
- 先生方の楽屋
- 男性ゲストの楽屋
- 上手
- 下手
当初、差し入れ自体止めてしまおうという声もありました。
差し入れが不足していないか何度か確認しに行く手間は増えましたが、コロナ禍においても、先生方やスタッフさんに、快適に仕事をしてもらうことを優先に考えました。
受付
お客様をお迎えする大事な場所、コロナ感染予防を第一に
長年受付を担当している先輩お母さんたちに、受付のことは全てお願いしてありました。
それでも完全に任せっきりとはいきません。
どんな時でも最終決定をするのは会長の務めです。
みなさんの方がよくわかってるんだから、好きにやってよ〜。
内心ではこう思っていましたけどね。
コロナ禍のため、お客様同士の距離を確保してもらう工夫が必要でした。
- 体温測定
- 消毒
- チケット確認（要身元表記）
これらの作業をお客様同士距離を保ちながら、効率よく行うための導線を考え、案内表示も作成しました。
その他、お客様をお迎えする時にお手伝いしてもらうお母さん達に、どのように動いてもらうか考えました。
客席
コロナ感染予防のため要消毒
舞台上の出演者はマスクを外しているため、前列3つは利用不可としました。
お客様が入場される前でも、出演者やお母さんたちが客席で見学しています。
定期的に消毒が必要なため、消毒箇所の確認をまず行いました。
発表会前日会館リハーサル
明日の本番の流れや動きを、実際の会場で最終確認していきます。
- 母親説明会
- ゲネプロ
母親説明会
お母さん達が自主的に仕事を進行してくれるよう、時間に余裕がある時に説明しておく
子供たちを連れて来てくれた時に、会館でのお仕事についての説明会を開催しました。
初発表会参加の方が10人以上いたので、会館ツアーを行いながら実際の場所を確認しつつ説明していきました。
「百聞は一見にしかず」です。
気づけば2時間以上かかってしまいましたが、みなさん熱心に説明を聞いてくれました。
発表会当日は、いちいち指示を出している余裕はありません。
みなさんに自主的に動いてもらうように、詳しく説明しました。
ドアの開閉係のような仕事は事前説明で十分
あとは時間通りにドアに立ってもらえれば大丈夫
受付のように複雑な係には、リーダーを決めておいて、リーダーの指示に従ってもらうようにしました。
ゲネプロ
とにかく時間厳守！
- 時間通りに進行しているか
- 出演者の準備状況
先生方が1番ピリピリしている時です。
舞台監督・音響・照明大勢の方に協力してもらい、ゲネプロは進行していきます。
順調にゲネプロが行われるように、舞台上の進行状況と出演者の準備を、常に気をつける必要があります。
帰宅時間は出演者によってバラバラです。小さい子供たちは、明日の本番に備えて、早めに帰宅させてくれます。
先生のOKを確認して、子供たちを速やかに帰らせましょう。
全て、会長の指示で動いてもらっていることを忘れずに！
会長の許可がないと、みんな帰れません。
発表会当日
会館の準備は、前日にほとんど終わっています。
朝から大勢のお母さん達がお手伝いに来てくれるので、そちらのフォローも必要です。
- メイク
- 食事
- 写真撮影会
- 駐車場整理
- 客席
メイク
出演者の誘導・挨拶指導
- ボディ
- 顔ドーラン
- メイク
大きく3つに分かれて行います。
ボディと顔ドーランはお母さん達担当。メイクは先生方がしてくれます。
コロナ禍で密を避けるため、ロビーにブルーシートを敷いて空間を広く使い行いました。
子供達は大人の方のお世話になるので、挨拶の指導も必要です。
お願いします！
ありがとうございましいた！
メイク時の感染が心配な方には、各自用意したメイク道具で、先生方にメイクをしてもらいました。
食事
コロナ感染予防
昼食はお客様が入る前でしたので、メイク同様密を避けるため、ロビーにブルーシートを敷いて食事してもらいました。
お母さん達と一緒に食事をしてもらい、感染予防に気をつけてもらいました。
夕食はロビーにお客様が並び始めていたので、各楽屋で食事をしてもらいました。
楽屋ゾーンは、人数制限のため、お母さん達は立入禁止です。
なので、各楽屋に1〜2人しかいない、誘導係さんにお任せです。
この食事の時が1番感染リスクが高いと思っていたので、お喋りしないようにお願いして回りました。
写真撮影会
時間厳守
例年ならば発表会終演後、ロビーでお客様と面会して、記念撮影ができます。
コロナ禍は密を避けるために、面会は中止としました。
楽屋ゾーンにお母さん達は立入禁止でしたので、勝手に楽屋へ入って、子供と写真を撮ることもできません。
せめてお母さん達だけでも、キレイにお化粧して衣装を着たお子さん達と記念撮影してもらおうと、時間を設けました。ゲネプロの合間に時間を決めて、お母さん達も出入り可能なロビーにて行いました。
プロのカメラマンさんに依頼し、素敵な写真をたくさん撮影してもらいました。
時間捻出に苦労し、誘導係への負担は大きいものとなりましたが、お母さん達には大好評でした。撮影会を開いて良かったです。
誘導係と何度も打ち合わせして、スケジュールを決定しました。
撮影に熱中して、ゲネプロに遅れる危険があったので、何度か覗きに行きました。
ここではトラブル続きで・・・
事前に告知もしましたが、時間の都合や子供の体調次第では、撮影会を中止する可能性もありました。
その判断を下すのは会長の務めです。
トラブル対応について、実例も挙げて、こちらの記事で解説しています。
駐車場整理
お子さんの舞台を観てもらうことが最重要
駐車場整理を、お父さん4名にお願いしました。
開場2時間前に集合してもらい、お礼をお渡しして、簡単に仕事内容を説明しました。
元々お父さん達は、ご自分のお子さんの舞台を観に来ています。
そのついでにお手伝いしてもらっているので、舞台に間に合うような配慮が必要です。
駐車場が2カ所あって、お子さんの出番が遅い方のお父さん達に、遠くの駐車場整理をお願いしました。
客席
お客様全員に楽しんでもらう
そのために、以下の点をお願いしています。
- カメラ・ビデオ等の撮影は一切禁止
- 画面の明かりが周りのお客様の迷惑となるので、スマホなどの操作も禁止です
- やむを得ない場合を除き、上演中は席を立たない
以上の内容がきちんと徹底されているか、客席へ確認に行きました。
自分の子供の作品はお母さん達にも見てもらえるよう、仕事の配置を工夫しています。
私もしっかり見させてもらいました。
楽屋から客席（2階）までの往復でヘトヘトでした。
手拍子をして会場を盛り上げるのも重要です。
お辞儀の際に拍手するのはみなさんでもわかりますが、曲の途中の見せ場だと、
拍手していいところなの？
迷う時がありますよね。
そんな時は、お母さん達が率先して、拍手してあげてください。
出演者はたくさんの拍手をもらうために、必死で練習してきたのです。
会館片付け
事前にしっかり説明しておく
発表会本番が始まると同時に、どんどん片付けていきます。
- 方付け分担
- 衣装返却
- ゴミの持ち帰り
- 撤収
方付け分担
| トイレ | 運営委員 |
| 廊下 | 誘導係 |
| 客席 | 1・2年生母 |
楽屋・受付など担当していた場所の片付けをしてもらい、それ以外の場所は細かく担当を決めておきました。
なので私は最終確認をするだけで済みました。
もし決めていなかったら、
誰か〜、〇〇お願いします〜
人を探して、指示を出して、次のチェックへ・・・
いつになっても片付きそうにないですね。
衣装返却
小学生の衣装は、誘導係に返却場所へ運ぶようにお願いしていました。
誘導係のいない中学生以上や大人の方の衣装は、楽屋へ直接回収しに行きました。
- 数は揃っているか
- 破損・汚れチェック
あとは衣装係にお任せして、1着ずつ名札・直しを外してもらい、ダンボールに詰めてもらう。
終演後は先生方が手伝いに来てくれたので、箱詰めまでお任せしてしまいました。
個人荷物に腕輪や頭飾りなど入ってしまい、返却できないと困るので、全員分が揃ったことが確認できるまで、楽屋で待機してもらっていました。
ゴミの持ち帰り
未就学児のお母さん達に「楽屋口まで取りに来てね」とお願いしておきました。
以前は運営委員が全て持ち帰っていたので、車の中は荷物とゴミでパンパンでした。
みなさん揃って取りに来てくれて、大助かりでした。
撤収
誘導係に「最後は床の拭き掃除までしてね」とお願いしておきました。
ブルーシート・貼り紙・消毒用品などは見回る際に回収しました。
さすがはお母さん達！片付け上手、掃除上手！！
私は片付けが苦手で、単なる足手まといでした。
片付けはやっておきます。
こちらで休んでいてください。（鬼まんじゅうくれる）
みなさん、なんていい人ばかりなんでしょう。
まとめ
発表会当日のことを思い返してみると、会長はあちこちに出没して、お手伝いしてくれているお母さん達に、
どう？なんか困ったことある？
と手当たり次第に声を掛けていました。
すると、
大したことじゃないかもしれないけど・・・
色々と出てくるものです。
何か気になっていることがあっても、「わざわざ報告するほどじゃないかも」を抱えている方はたくさんいます。
会長さん忙しそうだし・・・
○○さんは「OK」と言ってくれたし・・・
どんなことでも分からないで進めてしまうと、後々困ったことになるものです。
こまめに出演者・先生方・お母さん達の様子を伺うようにして、早めに対応できるようにしておきましょう。
この記事が、みなさんの発表会のお役に立てると、うれしいです。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました❣️
発表会の裏側ではトラブル続出です。対処法をこちらの記事で紹介しています。
