【バレエの発表会運営委員】10年以上発表会に参加する母が仕事内容を全て公開

こんにちは、ちこまです。

順番やくじで運営委員になってしまい、こんな不安を抱えて憂鬱になっていませんか？

そんな風に感じているのは、あなただけではありません。

10回目の発表会で、運営委員の会長を務めた私が、全てお伝えします。

お得なことはあっても、損をすることはありませんよ。

それぞれのバレエ教室で違いはあると思いますが発表会を素晴らしいものにしたい！ という思いはどこの教室も同じです。

運営委員とは

発表会を開催するために、大勢の方が関わります。

これら全ての方たちをまとめて、発表会を無事に成功させるのが、運営委員です。

先生方は演目・振付・衣装決定など、舞台の表側を担ってくださいます。

決定方法

4クラスから、1人ずつ選びます。

発表会の通し稽古が始まると、お母さんたちが揃う機会が多くなります。

そのタイミングで、皆さんの家庭事情などをリサーチしながら、話し合いで決めます。

決まらない時は、ジャンケンやくじで決定する時もあります。

夜勤・土日に仕事がある方もいらっしゃいますが、年月が経っても変わる状況ではない事情は考慮に入れないようにしています。

以上の4人とは別に、会長を選びます。

先生と会長が話し合いをして、次期会長を決定します。

発表会や教室の状況を、ある程度把握している方にお願いします。

自主練習やコンクールのための特別レッスンなど、コンクールに挑戦していない方には分からないレッスンなどがあります。

先生の予定をある程度把握出来ないと、いつ打ち合わせができるのかわかりません。

期間（任期）

1年間＋引継ぎ（サポート）1年間。

委員をしている最中は必死なので、次への引き継ぎの事まで考えている余裕はありません。

次の1年でサポートしつつ、引き継ぎをしていきます。

各係の引継ぎ資料は存在しますが、コロナ禍で変更した場面が多々ありました。

運営委員の仕事

5つの係に分かれています。

基本的に、それぞれの係を、1人で受け持ちます。

未就学児係は、発表会に参加する子供の人数によって、2人でお願いすることもあります。

会長

何でもかんでも、決定していきます。

お母さんたちの悩み解決も、重要な仕事です。

発表会当日は、行く先々で何かが起こっているので、会館の中を巡回し続けます。

マニュアルが存在しない、何でも屋の会長です。仕事内容はこちらの記事で紹介しています。

【バレエ発表会運営委員会長の仕事】発表会に向けての準備ってどうしてる？5つの役割について解説 こんにちは、ちこまです。 発表会10回目で、ついに依頼されてしまった発表会運営委員会長。 ちこま 会長って結局何をするの？...

先生方と打ち合わせをし、日程を決める

ちこま三姉妹の発表会は、毎年4月に行われます。

そこに向けて幾つかの行程があり、それぞれに対する準備も必要となってきます。

準備のために、役員の集まる日時の調整も必要です。

先生と日程を決めて、いつもの教室だけではスペースが足りない時は隣の教室の予約状況を確認して場所を確保します

お母さん方へのお知らせ内容・時期を決める

お知らせ内容は毎年ほとんど変わりませんが、記載する日付など変更になる箇所もあります。

念のために、内容を確認してから、印刷しましょう。

集金内容などは、集金日1週間前には、お知らせが届くように気をつけましょう。

お知らせが早く届きすぎても、内容を忘れてしまいます。

発表会経験の少ない方たちには、口頭で説明しながら配布しましょう。文章だけでは伝わりづらいです。

時間が経つと忘れてしまうので、1週間前にお知らせしましょう。

発表会用に、各自で準備してもらうものが色々出てきます。こちらは、時間がかかるので、1ヶ月前にお知らせしましょう。

発表会当日のお母さん達の係を決定

会館でのスケジュールは、照明合わせ終了後、舞台監督さんが決めてくれます。

発表会1〜2週間前にならないと、正式なタイムテーブルは分かりません。

タイムテーブルが発表されてから考えると大変なので、発表会の演目順番が発表された時点から、少しづつ考え始めます。

あとは、タイムテーブルが発表された時点で、時間も考慮に入れ、ムリが生じていないか確認して完成です。

先輩お母さんたちはとっても頼りになります。

大事なポイントには、必ず1人お手伝いに入ってもらいましょう。

会長だからと全部抱え込まず、頼りになる方に協力をお願いしましょう。

副会長

事前準備よりも、発表会本番が行われる会館で、重要なお仕事をしてもらいます。

スタッフさんのお世話

メニュー表の作成・注文・集金まで全て行います。

先生方・ゲスト・スタッフさんの人数把握も必要。

先生方とゲストには、メニューをお知らせして、注文を受けます。

先生方・ゲスト・スタッフさん合わせて、30人近くいらっしゃいます。

先生方とゲストの差し入れは、好みに合わせて用意しておきます。

スタッフさんにつまんでもらうお菓子類（飴は必須）も用意し、不足分を確認しながら、補充を繰り返します。

集金手伝い

集金する機会が何度かあります。

注文内容に不備はないか、金額は正確に記入されているか、お釣りが必要な場合は計算ミスしないように・・・

必ず2人以上で確認しながら、集金していきます。

会長補佐

発表会が近づくにつれ、どんどん忙しさが増していきます。

会長は同時にいくつものことを決定していかなくてはせん。

そんな時に、子供たちやお母さんたちの声を会長に届けて、一緒に解決してくれると、会長の負担が軽減されます。

書記

とにかく書類を作って、印刷してもらいます。

自宅のプリンターで印刷してもらうので、インク代は運営費からお支払いします。

配布物・掲示物

配布物や掲示物は、毎年同じような内容のものを使用しています。

日付けや連絡先の変更を忘れずに行いましょう。

誤字脱字がないか、内容が古くないかも要確認。

内容に違和感を覚えたら、会長に相談してみましょう。

名簿

名前・電話番号など、間違えないように気をつけましょう。

特に、名前は発表会のパンフレットにも使用されます。

形として残るので、間違いはすぐに訂正しておきましょう。

何度も形を変えて名簿を利用する機会があります。

間違いが全てに反映されるように、元データを1つにして管理しましょう。

会計

お金の取り扱いには細心の注意を払いましょう。

通帳・台帳管理

通帳・クレジットカードを預かります。

立替払いしてくれた方への支払いをします。

お金の動きに合わせて、出納帳への記入も行います。

集金

何度も集金する機会があります。

必要に合わせて、集金袋を配布し、集金と共に回収します。

注文内容に不備はないか、金額は正確に記入されているか、お釣りが必要な場合は計算ミスしないように・・・

必ず2人以上で確認しながら預かるようにします。

お釣りのやりとりが一番ミスにつながります。

そもそもお釣りが要らないように、準備してきてもらいます。

おつりが必要な時は、確認する人数を増やしましょう。

順番待ちの方がたくさんいると、焦ってミスにつながります。混雑が収まるまで待っていてもらうか、後日返金するなど工夫しましょう。

そして金額が合わなかったからとあわてる必要はありません 。

落ち着いて、もう1度確認してみましょう。

お金を受け取って金額を確認したら、また集金袋に一旦お金を戻しておきます。

集金作業が終了したら、再度確認しつつ、お金を袋から出していくと、さらにチェックがしっかりできます。

金券準備

金券を用意し、本番当日、特に大変なお仕事をしてもらう方へ、お渡しします。

発表会当日は、お母さんたち全員にお手伝いしてもらいます。

その中でも、特に大変なのは、誘導係です 。

貸衣装が届いてからは、通し稽古・会館リハーサル・本番当日と、子供たちにつきっきりです。

本当に気持ち程度なのですが、感謝の気持ちと共に、誘導係に金券をお渡ししています。

駐車場整理を手伝ってくださる方にもお渡しします。

会計監査

バレエ教室の発表会が、4月に行われている関係で、1年は6月から始まり5月で終わります。

その1年間のお金の流れをまとめて、みなさんに報告します。

6月に運営委員の引継ぎを行うので、その際、次期会計と共に監査し、みなさんに書類で報告します。

未就学児係

クリスマス会以外で、運営委員としての仕事はほとんどありません。

未就学児のお母さんは、発表会出演回数の少ない方がほとんどです。

看板作成

本番を行う会館入り口（外側）に設置する、大きな看板を作成してもらいます。

毎年趣向を凝らして作成してくれます。

近年は、大きな紙に素敵なデザインを印刷して、そのまま貼り付ける方法が主流です。

旦那さんにお手伝いしてもらったりしているようです。

未就学児のお世話全般

通し稽古の時から、未就学児のお世話をお願いします。

小さいお子さんは、目が離せません。

常にそばにいて、お世話をしてもらいます。

未就学児のお母さんのフォロー

お子さんが小さいので、お姉ちゃんが習っていない方を除いて、発表会経験が少ない方がほとんどです。

初めて発表会に出演する方も、たくさんいます。

特に貸衣装の取り扱いには、十分注意が必要です。

最悪の場合、衣装破損とみなされて、弁償となってしまう可能性もあります。

と思われるかもしれませんが、お家で保管している間に、お子さん（兄弟）が触る可能性もあります。

お母さんからきちんとお話してもらい、衣装の大切さをご家族全員に、伝えてもらいましょう。

どんな些細なことでもいいので、すぐに会長に確認しましょう。

思い込みで、間違った方向に進まないようにしたいです。

非日常を経験し、刺激をもらえる

まずは、できること・できないことを伝えておくと、みなさんの得意を活かしてお手伝いできます。

そして、他の方の仕事内容も把握し、積極的に手伝うようにしてください。

会長も含め、他の役員の進行状況も把握し、遅れていたり足りないことがあれば、どんどん声をかけましょう。

疑問に思ったことは、些細なことでも、遠慮なく聞いていきましょう。

間違った方向に進むと、後から修正するのが大変です。

ちょっとでも迷うことは、遠慮なく、他の運営委員に相談していきましょう。

発表会を無事行うために、みんなの力を合わせて頑張りましょう。

日常では経験できないことが待っていますよ。

子供たちにとって大事な発表会、みんなで作り上げていきましょう。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました❣️

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