こんにちは、ちこまです。
PTAや発表会の習い事など、よく知らない人達が集まって、いきなり仕事をする機会ってありますよね。
初めての集まりで、
初顔合わせの流れ
- はじめまして〜
- 係決めるよー
- 会長（委員長）は〇〇さんに決まりました〜
- じゃあLINEグループ作って・・・
- 1年間よろしくね〜
これが、1〜2時間でトントントーンと進んでいきます。
こういう役割って、仕事をしていてもお構いなしで回ってくるので、時間がない人ばかりです。
今はコロナ禍でなかなか集まれないし、LINEでやりとりすることが多いくないですか？
LINEって気を使うことがいっぱい。
- 1番初めに既読をつけたくない
- みんなの様子を伺ってから返事しよう
- とりあえずスタンプ送っておこう
- しまったメッセージめっちゃ来てた
お母さん達にとってLINEグループは戦場です（笑）
ちょっと間違った反応をすると、それ以降発言しにくくなったり、みんなから反応してもらえなくなったりなんてことも・・・
こんな煩わしいことがキライな私は、ママ友付き合いが苦手です（笑）
そんな私が、子供のバレエ発表会の運営委員会長を務めた時、コロナ禍だったこともあり、連絡はほぼLINEグループで行いました。
その際、 LINEを仕事ツールと割り切って使用！会長の私がそういうスタンスでLINE上の発言をしていったので、自然とムダな反応などは少なくなりました。
でも伝わらずに、最後までスタンプを使い続けた方もいました。
初めにルールとして、グループLINEの利用方法を決めておくことをおすすめします。
- スタンプ禁止
- 仕事依頼や相談は全体LINEで
- 基本既読スルー
- 大事な内容はノートへ保存
- メンションは大至急の用事だけ
実際、この5つのポイントに気をつけました。
その結果、ムダなことに気を使わず「発表会を成功させるぞ！」という意識のもとで、みんな委員の仕事を頑張ってくれました。
みなさんもグループLINEを仕事ツールとして使用し、ストレスなく面倒な仕事をこなしていきましょう。
では具体的な方法を説明していきます。
仕事LINEテクニック5選
運営委員をする前は、メッセージや写真を送信するなど、メール感覚でしかLINEを使用していませんでした。
しかし、コロナ禍で集まる機会を減らさなくてはいけなかったので、LINEを駆使して連絡を取り合いました。
LINEってこんなにも色んな機能があるのか！
と驚かされた機能も合わせて、ご紹介します。
- スタンプ禁止
- 仕事依頼や相談は全体LINEで
- 基本既読スルー
- 大事な内容はノートへ保存
- メンションは大至急の用事だけ
スタンプ禁止
スタンプがあると、だいぶスペースとられちゃいますよね。
というか、4つ続くと私のスマホ画面は、スタンプだけで埋まってしまいます・・・
スタンプは使わないようにして、中身のある内容だけがLINE上に残るようにしました。
誤字・脱字をいちいち訂正しなくていいよ〜。
こちらも、その都度伝えていきました。
内容が伝わればそれでOK。
グループLINEは仕事ツール！割り切って、余計なものは極力省きましょう。
仕事依頼や相談は全体ラインで
誰が、なんの仕事をしているのか、みんなで把握するために、全体LINEで仕事を依頼しました。
- 書記：集金袋作成
- 副会長：写真撮影時の差し入れ用意
委員の仕事内容を知っている方が多いほど、発表会運営は年々楽になります。
運営委員5人だけでは気づけないことや、手が回らないことも、委員経験者がカバーしていけるからです。
実際に、ちこま三姉妹が通うバレエ教室の、中学生以上のお母さんたち全員が、運営委員を経験しています。
今回も発表会準備をする段階から、先輩お母さんたちに色々と教えてもらいました。
せっかく運営委員として活動してもらうので、発表会の裏側について、多くのことを学んでもらいたいです。
その他にも、全体LINEで依頼すると利点があります。
書記さんは仕事が重なって大変そうだから、何かお手伝いしよう。
と自主的に動いてもらえることにもつながります。
また、お母さん達からの相談ごとも全体LINEで報告してもらいます。
同じようなことを思っている方は他にもいると思うので、役員全体の認識を統一し、各自で相談に乗ってもらえるようにしました。
子供がアトピーでお化粧が心配
うちの子アトピーがあるので、お化粧が心配です。
もっと詳しくお話を聞いていると、
体にもドーラン塗るんですね。
肘の内側のアトピーが結構ひどいんです。
何度も発表会に出ている私には、体にもドーランを塗ることは当たり前になっていました。
説明不足だったなぁと反省です。
念のため発表会出演者全員に、お化粧（体にも塗るよ〜）に不安を持っている方がいないか、確認してもらいました。
その結果、もう1人アトピーを心配している方がいて、お二人とも先生と直接相談してもらいました。
目立たないところでドーランを試し塗りさせてもらい、不安は解消されました。
基本既読スルー
グループLINEで、こんな光景よく見かけませんか？
副会長へ仕事を依頼しているのに、他の方たちも気をつかって、スタンプを送ったりして・・・
気持ちは分かるんですけどね。
どんどん行数が増えて、大事な内容が分かりにくくなってるよ〜。
個人宛の仕事依頼など、全体に関係のない内容もグループLINEで飛び交っている中、極力余計な会話はあげないで欲しいんです。
仕事を依頼された方は返事をして欲しいのですが、そうでない方は既読スルーでOK。
依頼した方に伝わっているかが、分かればOK！
もちろん「誰か〜、お願いできませんか〜〜？」と指名せずにお願いしたものを引き受けてくれた方には、みんなで感謝の意を伝えるべきだと思いますよ。
全員で仕事内容を把握して欲しいために、グループLINEで仕事を発注しています。
余計な挨拶などは、無駄にスペースを使ってしまうのでやめましょう。
大事な内容はノートへ保存
どこに書いてあったっけ・・・
見つからないよ〜。
トーク画面でひたすらスクロールし続けて、以前の内容を探すことないですか？
そんな時はノートを活用しましょう！ノートってすごいんですよ！（知らないのは私だけ・・・？）
どんな長文や画像も、コンパクトに詰め込めるんです。
長文をトークにあげると圧迫感もすごいですし、前後の流れが遮断されてしまいます。
そしてノートに大事な内容やお知らせなどを入れておけば、後から見返す時も探しやすいです。
- お知らせ
- 相談内容まとめ
- 日程調整
このような内容はノートを利用しておくと、トーク画面がスッキリして、より仕事ツールとしてグループLINEが使いやすくなります。
目的の内容も苦労せずに見つけられるようになりますよ。
お知らせ
連絡事項やお願いしたいことなど、お知らせすることがたくさんあります。
いくつもお知らせしていると、
・これお知らせしたっけ？
・この質問はすでにお知らせしてあることだよなぁ・・・
何度も以前のお知らせ内容を見返す機会があります。
そんな時にノートを使用しておけば、以前のお知らせを探すことは簡単です。
ノートを見れば、知りたい内容が詰まっています。
ノートには画像も投稿することが出来るので、掲示物とちょっとした説明文を一緒に投稿することも出来ます。
画像があると、ノートの内容がすぐに分かりますね。
相談内容まとめ
各委員があちこちでお母さん達から相談をされてきます。
それらの内容はグループLINEで報告してもらい、運営委員全員で共有します。
解決した内容は、その都度ノートにまとめておきましょう。
一箇所に相談内容をまとめておけば、同じような相談を受けた時、どのように返事をすればいいのか分かります。
- 写真撮影
- 必要物品
- 通し稽古注意点
- レンタル衣装
- 会館持ち物
このように、項目別に相談内容ノートを作っておくと、探しやすいです。
日程調整
とっても便利なノート機能ですが、注意して欲しいことが1つあります。
ノート内にコメントを残せる機能がついています。
でも、トーク画面にはコメントされたことが表示されないんです。
わざわざノートを見に行かないと、コメントがあることさえ、分かりません。
すぐに対応しなくてはいけない内容は要注意。
- ノートにコメントが追加された
- 投稿（ノート）を修正した
このような場合は、普段利用しているトーク欄には何も表示されません。
コメントや修正など気づいて欲しい場合は、ご自分でトーク欄へお知らせすることを忘れないようにしましょう。
こんな風に打ち合わせの日程調整を行う際は、コメント欄を活用すると便利です。
コメント欄に、希望日や出席できない日などを書き込んでもらいます。
期限を決めておけば、たまにノートを確認しに行けばいいので、トークの邪魔にならずに済みました。
メンションは大至急の用事だけ
このグループLINEに参加して、私は初めて「メンション」というものをされました。
LINEから通知がきて、スマホを開くと「あなたをメンションしました」のお知らせが・・・
メンションってなに！！
怖いよ〜。
「メンション」に慣れている方はなんとも思わないのかもしれませんが、私はすごいプレッシャーを感じたんです。
なので、私は断固として使いませんでした。
それでも一度だけ「メンション」したことがあります。緊急度MAXの用件が発生し、先生へすぐにでも返事をしなくてはならない時がありました。
その時は、みんなに「メンション」しまくってなんとか対処しました。
会館予約日を変更したい
しかも予約日は4日後毎年発表会を行っている会館の予約方法はいたってシンプルです。
1年前の同日、会館窓口で予約する
発表会は日曜日、前日（土曜日）に会館リハーサルを行います。
土曜日の1年前、つまり金曜日（平日）の朝6時から会館に並び、8時半から受付開始です。
急で悪いんだけど、来年の会館利用日を1日早めてもらえないかしら？
予約日4日前に、大先生から連絡がきたんです。
つまり1年前の予約日が、金曜日から木曜日に急遽変更になったのです。
担当の委員が朝6時から並ぶため、お仕事を調整して、時間を空けてくれていました。
4日前の日にち変更は非常に厳しい状況でした。
この時初めて「メンション」を使いました平日夕方16時に「メンション」を発動！
各自、色んな方に問い合わせてくれたり、会社に連絡したり必死に動いてくれました。
その日の夜19時半には、木曜日に会館予約へ行ってくれる方を見つけてくれたんです。
ここぞという時だけ「メンション」すると効果大です。
今思えば、電話でも良かったかもしれないですね。
電話嫌いの私は、そんな考えは思いつきませんでした・・・
まとめ
グループLINEを効率よく利用できて、余計なストレスを感じることなく、運営委員のお仕事をさせてもらいました。
でも、文章だけのやりとりだけだと、冷たい人と思われる可能性もあります。
特に私の場合は、先輩母という立場だったこともあり、初めはみんなに怖がられていたかも・・・
- 表現を和らげるために絵（顔）文字を使う
- なるべく尊敬語を使わない
- 実際に顔を合わせた時には、こちらから積極的に話しかけるようにしてコミュニケーションをとる
グループLINE上の私は仕事モードだよ〜。
と、わかってもらえるように工夫していました。
初めの頃はみんながどんな方なのかもわからないし、直接会ってお話しする機会も少なくて、ギクシャクしていました。
発表会が終わった今、運営委員のみんなはともに戦った仲間「戦友」という思いです。
素晴らしい仲間ができたことに感謝しています。
みなさんの期間限定のお仕事が、素晴らしい経験となるように応援しています。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました❣️
発表会運営委員として、どんなお仕事を担っていくのか、こちらの記事で紹介しています。
