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【LINEは仕事ツール、割り切って活用すべし】発表会運営テクニック5選!まず既読スルー推奨

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こんにちは、ちこまです。

PTAや発表会の習い事など、よく知らない人達が集まって、いきなり仕事をする機会ってありますよね。

初めての集まりで、

初顔合わせの流れ

  1. はじめまして〜
  2. 係決めるよー
  3. 会長(委員長)は〇〇さんに決まりました〜
  4. じゃあLINEグループ作って・・・
  5. 1年間よろしくね〜

これが、1〜2時間でトントントーンと進んでいきます。

こういう役割って、仕事をしていてもお構いなしで回ってくるので、時間がない人ばかりです。

今はコロナ禍でなかなか集まれないし、LINEでやりとりすることが多いくないですか?

ちこま

LINEって気を使うことがいっぱい。

LINEあるある

  • 1番初めに既読をつけたくない
  • みんなの様子を伺ってから返事しよう
  • とりあえずスタンプ送っておこう
  • しまったメッセージめっちゃ来てた

お母さん達にとってLINEグループは戦場です(笑)

ちょっと間違った反応をすると、それ以降発言しにくくなったり、みんなから反応してもらえなくなったりなんてことも・・・

こんな煩わしいことがキライな私は、ママ友付き合いが苦手です(笑)

そんな私が、子供のバレエ発表会の運営委員会長を務めた時、コロナ禍だったこともあり、連絡はほぼLINEグループで行いました。

その際、 LINEを仕事ツールと割り切って使用!

会長の私がそういうスタンスでLINE上の発言をしていったので、自然とムダな反応などは少なくなりました。

でも伝わらずに、最後までスタンプを使い続けた方もいました。

初めにルールとして、グループLINEの利用方法を決めておくことをおすすめします。

仕事LINEテクニック

  • スタンプ禁止
  • 仕事依頼や相談は全体LINEで
  • 基本既読スルー
  • 大事な内容はノートへ保存
  • メンションは大至急の用事だけ

実際、この5つのポイントに気をつけました。

その結果、ムダなことに気を使わず「発表会を成功させるぞ!」という意識のもとで、みんな委員の仕事を頑張ってくれました。

みなさんもグループLINEを仕事ツールとして使用し、ストレスなく面倒な仕事をこなしていきましょう。

では具体的な方法を説明していきます。

仕事LINEテクニック5選

運営委員をする前は、メッセージや写真を送信するなど、メール感覚でしかLINEを使用していませんでした。

しかし、コロナ禍で集まる機会を減らさなくてはいけなかったので、LINEを駆使して連絡を取り合いました。

ちこま

LINEってこんなにも色んな機能があるのか!

と驚かされた機能も合わせて、ご紹介します。

仕事LINEテクニック

  • スタンプ禁止
  • 仕事依頼や相談は全体LINEで
  • 基本既読スルー
  • 大事な内容はノートへ保存
  • メンションは大至急の用事だけ

スタンプ禁止 

スタンプだけで埋まっちゃてる・・・

スタンプがあると、だいぶスペースとられちゃいますよね。

というか、4つ続くと私のスマホ画面は、スタンプだけで埋まってしまいます・・・

スタンプは使わないようにして、中身のある内容だけがLINE上に残るようにしました。

ちこま

誤字・脱字をいちいち訂正しなくていいよ〜。

こちらも、その都度伝えていきました。

内容が伝わればそれでOK。

グループLINEは仕事ツール!

割り切って、余計なものは極力省きましょう。

仕事依頼や相談は全体ラインで

グループLINE上で、個別に仕事依頼しているところ

誰が、なんの仕事をしているのか、みんなで把握するために、全体LINEで仕事を依頼しました。

仕事依頼の例

  • 書記:集金袋作成
  • 副会長:写真撮影時の差し入れ用意

委員の仕事内容を知っている方が多いほど、発表会運営は年々楽になります。

運営委員5人だけでは気づけないことや、手が回らないことも、委員経験者がカバーしていけるからです。

実際に、ちこま三姉妹が通うバレエ教室の、中学生以上のお母さんたち全員が、運営委員を経験しています。

今回も発表会準備をする段階から、先輩お母さんたちに色々と教えてもらいました。

ちこま

せっかく運営委員として活動してもらうので、発表会の裏側について、多くのことを学んでもらいたいです。

その他にも、全体LINEで依頼すると利点があります。

委員

書記さんは仕事が重なって大変そうだから、何かお手伝いしよう。

と自主的に動いてもらえることにもつながります。

また、お母さん達からの相談ごとも全体LINEで報告してもらいます。

同じようなことを思っている方は他にもいると思うので、役員全体の認識を統一し、各自で相談に乗ってもらえるようにしました。

相談例

子供がアトピーでお化粧が心配 

うちの子アトピーがあるので、お化粧が心配です。

もっと詳しくお話を聞いていると、

体にもドーラン塗るんですね。
肘の内側のアトピーが結構ひどいんです。

何度も発表会に出ている私には、体にもドーランを塗ることは当たり前になっていました。

説明不足だったなぁと反省です。

念のため発表会出演者全員に、お化粧(体にも塗るよ〜)に不安を持っている方がいないか、確認してもらいました。

その結果、もう1人アトピーを心配している方がいて、お二人とも先生と直接相談してもらいました。

目立たないところでドーランを試し塗りさせてもらい、不安は解消されました。

基本既読スルー

気を使ってみんなでお願いしてるところ

グループLINEで、こんな光景よく見かけませんか?

副会長へ仕事を依頼しているのに、他の方たちも気をつかって、スタンプを送ったりして・・・

気持ちは分かるんですけどね。

ちこま

どんどん行数が増えて、大事な内容が分かりにくくなってるよ〜。

個人宛の仕事依頼など、全体に関係のない内容もグループLINEで飛び交っている中、極力余計な会話はあげないで欲しいんです。

仕事を依頼された方は返事をして欲しいのですが、そうでない方は既読スルーでOK。

ちこま

依頼した方に伝わっているかが、分かればOK!

もちろん「誰か〜、お願いできませんか〜〜?」と指名せずにお願いしたものを引き受けてくれた方には、みんなで感謝の意を伝えるべきだと思いますよ。

全員で仕事内容を把握して欲しいために、グループLINEで仕事を発注しています。

余計な挨拶などは、無駄にスペースを使ってしまうのでやめましょう。

大事な内容はノートへ保存

ちこま

どこに書いてあったっけ・・・
見つからないよ〜。

トーク画面でひたすらスクロールし続けて、以前の内容を探すことないですか?

そんな時はノートを活用しましょう!

ノートってすごいんですよ!(知らないのは私だけ・・・?)

どんな長文や画像も、コンパクトに詰め込めるんです。

長文もノートを使えばスッキリさせられる

長文をトークにあげると圧迫感もすごいですし、前後の流れが遮断されてしまいます。

そしてノートに大事な内容やお知らせなどを入れておけば、後から見返す時も探しやすいです。

ノート活用例

  • お知らせ
  • 相談内容まとめ
  • 日程調整

このような内容はノートを利用しておくと、トーク画面がスッキリして、より仕事ツールとしてグループLINEが使いやすくなります。

目的の内容も苦労せずに見つけられるようになりますよ。

お知らせ

連絡事項やお願いしたいことなど、お知らせすることがたくさんあります。

いくつもお知らせしていると、

ちこま

・これお知らせしたっけ?
・この質問はすでにお知らせしてあることだよなぁ・・・

何度も以前のお知らせ内容を見返す機会があります。

そんな時にノートを使用しておけば、以前のお知らせを探すことは簡単です。

ノートを見れば、知りたい内容が詰まっています。

ノートには画像も投稿することが出来るので、掲示物とちょっとした説明文を一緒に投稿することも出来ます。

画像も一緒にノートに投稿した場合

画像があると、ノートの内容がすぐに分かりますね。

相談内容まとめ

各委員があちこちでお母さん達から相談をされてきます。

それらの内容はグループLINEで報告してもらい、運営委員全員で共有します。

解決した内容は、その都度ノートにまとめておきましょう。

一箇所に相談内容をまとめておけば、同じような相談を受けた時、どのように返事をすればいいのか分かります。

相談内容ノート

  • 写真撮影
  • 必要物品
  • 通し稽古注意点
  • レンタル衣装
  • 会館持ち物

このように、項目別に相談内容ノートを作っておくと、探しやすいです。

日程調整

とっても便利なノート機能ですが、注意して欲しいことが1つあります。

ノート内にコメントを残せる機能がついています。

でも、トーク画面にはコメントされたことが表示されないんです。

わざわざノートを見に行かないと、コメントがあることさえ、分かりません。

ちこま

すぐに対応しなくてはいけない内容は要注意。

ノート内コメント注意

  • ノートにコメントが追加された
  • 投稿(ノート)を修正した

このような場合は、普段利用しているトーク欄には何も表示されません。

コメントや修正など気づいて欲しい場合は、ご自分でトーク欄へお知らせすることを忘れないようにしましょう。

実際にノートでコメントを確認しているところ

こんな風に打ち合わせの日程調整を行う際は、コメント欄を活用すると便利です。

コメント欄に、希望日や出席できない日などを書き込んでもらいます。

期限を決めておけば、たまにノートを確認しに行けばいいので、トークの邪魔にならずに済みました。

メンションは大至急の用事だけ

実際にメンションされた時の表示

このグループLINEに参加して、私は初めて「メンション」というものをされました。

LINEから通知がきて、スマホを開くと「あなたをメンションしました」のお知らせが・・・

ちこま

メンションってなに!!
怖いよ〜。

「メンション」に慣れている方はなんとも思わないのかもしれませんが、私はすごいプレッシャーを感じたんです。

なので、私は断固として使いませんでした。

それでも一度だけ「メンション」したことがあります。

緊急度MAXの用件が発生し、先生へすぐにでも返事をしなくてはならない時がありました。

その時は、みんなに「メンション」しまくってなんとか対処しました。

メンション実施例

会館予約日を変更したい

しかも予約日は4日後

毎年発表会を行っている会館の予約方法はいたってシンプルです。

1年前の同日、会館窓口で予約する

発表会は日曜日、前日(土曜日)に会館リハーサルを行います。

土曜日の1年前、つまり金曜日(平日)の朝6時から会館に並び、8時半から受付開始です。

大先生

急で悪いんだけど、来年の会館利用日を1日早めてもらえないかしら?

予約日4日前に、大先生から連絡がきたんです。

つまり1年前の予約日が、金曜日から木曜日に急遽変更になったのです。

担当の委員が朝6時から並ぶため、お仕事を調整して、時間を空けてくれていました。

4日前の日にち変更は非常に厳しい状況でした。

この時初めて「メンション」を使いました

平日夕方16時に「メンション」を発動!

各自、色んな方に問い合わせてくれたり、会社に連絡したり必死に動いてくれました。

その日の夜19時半には、木曜日に会館予約へ行ってくれる方を見つけてくれたんです。

ちこま

ここぞという時だけ「メンション」すると効果大です。

今思えば、電話でも良かったかもしれないですね。

電話嫌いの私は、そんな考えは思いつきませんでした・・・

まとめ

グループLINEを効率よく利用できて、余計なストレスを感じることなく、運営委員のお仕事をさせてもらいました。

でも、文章だけのやりとりだけだと、冷たい人と思われる可能性もあります。

特に私の場合は、先輩母という立場だったこともあり、初めはみんなに怖がられていたかも・・・

お仕事LINEで気をつけること

  • 表現を和らげるために絵(顔)文字を使う
  • なるべく尊敬語を使わない
  • 実際に顔を合わせた時には、こちらから積極的に話しかけるようにしてコミュニケーションをとる

ちこま

グループLINE上の私は仕事モードだよ〜。

と、わかってもらえるように工夫していました。

初めの頃はみんながどんな方なのかもわからないし、直接会ってお話しする機会も少なくて、ギクシャクしていました。

発表会が終わった今、運営委員のみんなはともに戦った仲間「戦友」という思いです。

ちこま

素晴らしい仲間ができたことに感謝しています。

みなさんの期間限定のお仕事が、素晴らしい経験となるように応援しています。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました❣️

発表会運営委員として、どんなお仕事を担っていくのか、こちらの記事で紹介しています。

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