運営委員

【バレエ発表会運営委員会長の仕事】発表会に向けての準備ってどうしてる?5つの役割について解説

【バレエ発表会運営会長】発表会に向けて5つの仕事

こんにちは、ちこまです。

発表会10回目で、ついに依頼されてしまった発表会運営委員会長。

ちこま

会長って結局何をするの??

引き受けたのはいいものの、実態がわからず不安しかありませんでした。

会計や書記のように、役割がはっきりしているお仕事は、何をすればいいのかイメージしやすいんですけどね。

会長ってみんなに仕事を依頼する社長みたいな立場なんです。

依頼すればあとはみんなが動いてくれるので、ひょっとすると1番楽な仕事なのかもしれません。

  • これから初めての発表会を開催する方
  • 運営方法を見直そうと考えている方
  • 先生主導運営から母親運営の発表会に移行させたい方

こんな方法もあるのか
このやり方良さそうだな

他の教室の発表会の裏側を知る機会は少ないと思うので、参考にしてもらえると嬉しいです。

発表会準備中5つの役割

発表会の準備は半年以上前から始まります。

詳しい日程と費用はこちらの記事で紹介しています。

https://chikomasan.com/ballet-recital-cost/

様々な行程があり、多くの方が関わってくれています。

発表会に携わる方たち

  • 大先生
  • 講師
  • スクールの方
  • 会館の方
  • 舞台関係者
  • お母さんたち
  • 運営委員

会社で言うと、会長は「発表会」という会社の社長みたいな立場ではありますが、何でもかんでも好きなようにできる訳ではありません。

企画してくれるのは先生なので、下請け会社の社長といった所でしょうか。

ちこま

運営委員は「先生」という大会社の下請けのようなイメージです。

それぞれについて、気をつけたいポイントもふまえて解説していきます。

打ち合わせ先生の心配事を減らす
スケジュール決定集金は工夫してミスを防ぐ努力を
仕事依頼早い段階で各運営委員の特徴を把握
全体の把握仕事量が集中しないように配慮する
発表会未経験者への対応禁止事項は理由を添えて説明
5つの役割

打ち合わせ

舞台を成功させるためには、先生の心配事を減らすことが重要

色々な方と打ち合わせしていきますが、ダントツで多いのは大先生との打ち合わせです。

発表会3ヶ月前からは、1週間に1度は打ち合わせしていました。

コロナ禍で初めてづくしの発表会だったこともあり、何度も確認しながら進めていきました。

ちこま

他の教室の発表会情報を教えてくれたりして、参考にさせてもらいました。

コロナ禍だったのでラインでの打ち合わせも多かったのですが、文字で伝えるより直接お会いした方がスムーズに打ち合わせできました。

連絡事項はラインで十分

「写真撮影は8/10、13:00からお願いします」

相談したいことは、文字では微妙なニュアンスを伝えられないし、相手の反応が分かりません。

それに余計な事まで考えて、なかなか文章が書けない!と頭を抱えてしまっていました。

ちこま

先生相手に絵文字を使っていいの?
スタンプで返信するのは失礼じゃない?
丁寧な言葉使いが苦手で・・・
文章にすると怒っているみたいじゃないかな?

特に発表会の準備を始めた頃は、お互いの事がよくわかっていないので、直接お話をして自分はこういう人だ、と理解してもらいましょう。

同時に普段は厳しい姿しか見ていない先生が、普段はどんな方なのか知っておきましょう。

ちこま

実は気さくな方で、どんなことでも相談に乗ってくれました。

早めに信頼関係を築いておいて、発表会の運営は運営委員に任せておけば大丈夫!と思ってもらうことも会長の重要な務めです。

そして先生は振付に専念してもらい、子供たちの舞台をより素晴らしいものにしてもらいましょう。

スケジュール決定

集金は工夫してミスを防ぐ努力を

発表会に向けての大まかな予定は、大先生が決めてくださいます。

大先生が決定すること

  • パンフレット写真撮影
  • 通し稽古
  • 照明合わせ

これらの予定向けて、細かくスケジュールを決めていきます。

発表会本番の出演者用のお弁当発注について解説します

お弁当注文(出演者分)

  • メニュー作成依頼
  • メニュー掲示
  • 注文受付
  • 集金袋配布
  • 集金

出演者のお弁当を注文するまでに、これらの行程が必要。

実際は、先生方やスタッフさんのお弁当も注文するので、そちらの行程も必要となります。

まず「注文」と「集金」を分けて考えます。

それぞれについて、注文日・集金日から逆算して考えていかなくてはなりません。

弁当屋さんへ注文本番1週間前
注文受付集金1週間前
メニュー掲示注文受付2週間前
メニュー作成依頼メニュー掲示2週間前
注文
集金本番3週間前
集金袋配布集金2週間前
集金

私は発表会用カレンダーを作成して、全てそこに書き込んでいました。

本番直前に、1番金額の大きい貸衣装の集金があります。

それ以前に、お弁当代の集金したかったので、本番3週間前に予定しました。

お弁当代のみ集金お弁当代計算ミス昼ご飯+夜ご飯
貸衣装代のみ集金貸衣装代計算ミス衣装+衣装
お弁当代と貸衣装代お弁当代・貸衣装代・合計ミス昼ご飯+夜ご飯+衣装+衣装
集金注意点

集金は複雑にするほど、金額のミスに繋がりやすいです。

なるべく項目毎に、別日程で集金するようにしました。

ちこま

集金回数が増えると手間がかかりますが、計算ミスを防ぐ方が重要です。

計算ミスを防ぐために、規定の集金袋を用意して毎回使用します。

集金袋

  • 番号で管理できる
  • 一覧表で金額確認
  • 追加印刷可能

番号が飛んでいれば、すぐに集金漏れに気づけます。

Excelで表管理して、LINEに載せれば、みんなで金額確認可能。

衣装代金を集金する時に、手書きでは記入ミスの恐れがありますが、ExcelからWordで差し込み印刷すれば、記入ミスは防げます。

仕事依頼

早い段階で各運営委員の特徴を把握

スケジュールが決定したら、各係に仕事を依頼します。

誰がどんな仕事をしているのか、運営委員全体で把握するために、グループLINEで仕事を依頼します。

書記さん書類作成大変そうだから、私が手伝える買い出しをしよう。

そうすることで、自主的に仕事を引き受けてもらえるようになります。

運営委員は知らない人の集まりなので、仕事への取り組み方は千差万別です。

発表会が近づくにつれて急ぎの仕事が増えていくので、早い段階で個人の特徴を捉えておきたいです。

のんびりさん納期を早め・短めに設定し、途中で状況確認をする
うっかりさん内容確認をし、訂正期間も考慮に入れる
せっかちさん直前に内容変更の可能性あることを伝え、早めに準備してもらう
タイプ別依頼

のんびりさん

みなさん育児・家事・仕事で忙しいのは分かります。

面倒なことは後回しにしたい気持ちも、よ〜く分かります。

テレビを見る時間や、なんとなくスマホを触っている時間はありませんか?

少しガマンをしてもらって、お子さんの発表会のために時間を作ってもらうしかありません。

  • 納期より少し早めの期限を設ける
  • 期間は短めに設定
  • 進捗状況確認

仕事を依頼してから納期までの期間が長いと「また今度でいいや」とどんどん後回しにしがちです。

長くても2週間程度にしておきましょう。

週末に作業してくれる方が多いので、金曜日の夜や土曜日の午前中に、進捗状況を確認してもいいかもしれないですね。

「〇〇の所わかりにくくないでしょうか?」

「印刷する前に写メ送ってくださいね」

「あと1週間ですけど作業進んでますか〜?」

「今どこまで出来ているか、写メ送ってもらえませんか〜?」

「やばいっ!忘れてた!!」とすっかり忘れているかもしれません

そんな方にこんな聞き方をしちゃうと、恥をかかせてしまうことになりますし、焦ってミスに繋がる可能性もあります。

間接的な表現で、仕事を依頼されていることを思い出してもらえればそれで十分です。

ちこま

プレッシャーにならないような声かけを心がけましょう。

本当は仕事を依頼している方からすると、すぐに反応して安心させてもらいたいんですけどね。

「平日は時間がないので週末に行います」

「Excelが苦手で、今日の夜パパに聞いてみます」

些細なことでも報告してもらえると、信頼関係が築けていきます。

ちこま

縁があって一緒に仕事をすることになった仲間です。
お互い気持ちよくお仕事したいですね。

うっかりさん

うっかりさんだけでなく、慣れないお仕事をお願いしているのでミスはつきものです。

必ず内容を確認して、訂正する期間も考慮に入れてお仕事を依頼しましょう。

依頼してから日にちが経っていると、依頼内容を忘れてしまうので、必ず依頼内容と納期を控えておきましょう。

あまりにミスが多い方は、内容確認・訂正依頼は、個人LINEで行った方がいいかもしれないですね。

その場合はグループLINE上で、お仕事が完了したことがわかるようにしてください。

ちこま

グループLINEで晒し者にならないような配慮をしてあげましょう。

せっかちさん

早め早めに行動しないと落ち着かない方もいますよね。

仕事が早いのはすごく助かるのですが、状況が変わる度に修正してもらう可能性があります。

あらかじめ変更があるかもしれないことを、きちんと伝えておきましょう。

また変更だ・・・

とモチベーションが下がってしまわないようにしてあげたいですね。

「まだいいから」

「そんなに急がなくてもいいよ」

これでは手伝ってくれる委員のモチベーションが下がってしまいます。

「スタッフさんの返事待ちで、ここが変更になるかもしれない」

「先生と打ち合わせ中で、まだ決めかねている内容がある」

「AパターンとBパターンで決めかねている」

どんな状況なのか、理由をしっかり伝えましょう。

たとえ急な変更でも、理由が納得できるものであれば、みなさん快く対応してくれます。

ちこま

どんな時でも、面倒がらずに説明して、納得してもらう事が重要です。

せっかちなんじゃなくて、先のことを考えて提案してくれている場合もあります

「前回はお弁当のメニューを発表会2ヶ月前には掲示していました。」と言われて、何も考えずに「早すぎるでしょ〜。」と言ってしまいました

発表会2ヶ月前というと、通し稽古が始まったばかりの頃です。

お弁当は発表会直前に注文していたという、勝手な思い込みがありました。

その後気になって、発表会から逆算して考えてみると、早すぎることはありませんでした。

スケジュール決定のところでもお話ししましたが、全て発表会から逆算して考えていかなければなりません。

それに加えて集金は、集金袋を配布する期間も考慮しなくてはいけないので、注意が必要です。

ちこま

なぜ早く準備したいのか、理由を確認しましょう。

全体の把握

仕事量が集中しないように配慮する。

みんながどんな動きをしているか、把握する必要があります。

ちこま

1人に仕事が偏らないように配慮したいですね。

書記さんは、準備段階からお仕事してもらうことがたくさんあります。

発表会当日は、負担の少ない仕事を任せるように工夫しました。

得意・不得意を見極めて、係を超えて仕事を依頼することも考えましょう。

  • 書記だからと全て任せない
  • Wordはできるが、Excelは不得意な方もいる
  • 車の大きさを考えず荷物の担当を決める

みんなが得意分野を活かして、よりストレスが少なく仕事をしてもらう工夫が必要です。

会長にも負担が集中しないように、グループLINEを活用して、会長の仕事内容も逐一報告していきましょう。

 発表会未経験者への対応

禁止事項は理由を添えて説明

いずれはコンクールに出て、お子さん自身が1人で全て行えるようにするために、まずはお母さんたちに覚えてもらう事が色々とあります。

  • 通し稽古中の軽食(おやつ)
  • 楽屋での過ごし方
  • 衣装の取り扱い方
  • 発表会本番の持ち物

発表会未経験者のお母さんたちは、先生からの注意事項は聞いてくれます。

しかし、先生方は振り付けなどで忙しいので、いちいち先生から説明してもらう訳にはいきません。

とはいえ、いきなり知らないお母さんが説明しても

へ〜、そうなんだぁ
面倒くさいなぁ

なんて思っている方もいるかもしれません。

実際、私は子供がコンクールに出場するまでそう思っていました。

そこで、発表会運営委員会長という肩書きが役に立ちます!

ちこま

会長の言うことは真剣に聞いてくれます。

手間がかかって大変ですが、発表会未経験者への対応は、会長自身が行いましょう。

バレエ特有の決まり事がどんどん出てきて、発表会未経験のお母さんたちは戸惑うことがたくさんあります。

説明書も配布していきますが、直接説明会を開催しましょう。

ちこま

これ理解できてるかな?伝わっているかな?

きちんとお母さんたちの反応を見ながら、丁寧に説明してあげましょう。

説明する側は毎年経験しているので、当たり前になっている事がたくさんあります。

発表会経験の少ないお母さんに同席してもらい、補足してもらうとより伝わりやすいです。

「私が初めての時はここが分かりにくかった」
「今は分からないと思うけど、2回目の発表会では意味がわかるようになるよ」

ちこま

禁止事項は理由も添えてきちんと伝えてね。

あれもダメ、これもダメというだけでは

ダメダメばっかりでムリ
バレなきゃいいよね
別にこうでも良くない?

勝手に解釈を変更してしまうこともあります。

納得できないことは、なかなか守ってもらえません。

私は理由がわからないことは、意識から抜けてしまうことが、よくあります。

理由をしっかり説明して納得して貰えば、みなさんきちんとルールを守ってくれますよ。

発表会に注意をしても改善してもらえず、本番直前に慌ててしまった例を紹介します

ボディファンは衣装から見えないように、縫って調整してください。

ボディファンは目立たないような色になってはいますが、見えているより見えていない方がより美しいですよね。

以前「着せ方で見えなくなります。」というお母さんがいらっしゃいました。

そのようなお直しでは、たとえ見えないように着せたとしても、踊っている間に見えてしまうでしょうね。

慣れない裁縫などストレスに感じたり、直したのにまたダメ出しをもらったりすると、面倒になる気持ちは良くわかります。

結局、この子は本番直前に先生からボディファンが見えていると指摘を受けたので、私が舞台袖で衣装を着たままの状態でボディファンを縫って直しました。

そして無事に笑顔で踊ってくれました。

ちこま

お子さんの気持ちも考えてあげたいですね。

お母さんに言えないだけで、小さい子供も色んな気持ちを抱えています。

自分だけボディファンが見えていることを何度も注意を受けて、悲しい気持ちになっていることもありますよ。

お母さんが忙しいこと、大変なことをわかっていて我慢しているお子さんもいます。

お子さんが舞台上で輝いてくれるように、お母さんたちに頑張ってもらいましょう!

まとめ

初めのうちは運営委員の仕事にどうやって関わったらいいのか分からない方や、消極的な態度で取り組む方がいるかもしれません。

LINEだけのやりとりではなおさらまとまりにくいです

発表会が近づくにつれて、集まって打ち合わせをする機会も増えてきます

会長が率先して発表会を成功させたい気持ちを強く持って行動していれば、必ずみなさんに伝わり委員としてまとまっていきます

お子さんが舞台で輝く姿をお客さんに見てもらうために頑張りましょう

最後まで読んでいただき、ありがとうございました❣️

発表会当日の会長が何をしているか?こちらの記事で解説しています

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