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【引き継ぎ会で仕事は引き継がない!?】なんでも聞ける雰囲気作りに徹底して

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こんにちは、ちこまです。

1年間務めてきた運営委員の最後の仕事、次期運営委員への引き継ぎです。

引き継ぐとはいうものの、1年間はサポート役として、まだ運営のお手伝いが続きます。

分からないことはその都度相談してもらえばいいので、仕事内容はしっかり引き継がなくても大丈夫です。

前任者

「いつでも相談してね」って言っておけば聞いてくれるよね。

確かに、本当に困った時は相談してくれるでしょう。

ちこま

些細なことでも、早めに相談してもらえるでしょうか。

相談相手

  • 年に数回、顔を合わせる程度
  • 引き継ぎ会で初めて話をする方
  • 長年バレエ教室を仕切っている先輩母

ほとんど話したことのないお母さん方や、発表会の時にテキパキ仕切っていた、先輩お母さんたち。

こんな方たちに、気軽に相談するってハードル高くないですか?

相談しやすい雰囲気作り

  • 仕事内容を説明して、不安を取り除く
  • 重要事項を伝える
  • エピソードトーク(出来れば失敗談)で緊張をほぐす
  • 時間がある限り、質問してもらう

次期委員は、これから何が始まろうとしているのか、不安に思っています。

まずは仕事内容を説明して、不安を取り除いてあげましょう。

その後は、重要事項などを混ぜて雑談するだけ。

ちこま

いつでも相談してもらえるような雰囲気作りが重要です。

次期運営委員をしっかりサポートすることが出来れば、お子さんが楽しみにしている発表会が、もっと素晴らしいものになりますよ。

係毎の引き継ぎで、相談しやすい雰囲気作り

発表会の運営委員に選ばれてしまって、「1年間大丈夫かな?」と次期委員の方は不安に思っています。

前任者

その都度教えるから、なんでも聞いてね。

次期委員

本当になんでも聞いていいのかな?
でも、何回も同じこと聞けないよね・・・

1年前、運営委員になったばかりのあなたはどうでしたか?

運営委員を振り返ってみて

  • 運営委員の仕事を進めていく中で、何回、前任者に質問しましたか?
  • 一人で悩んだ挙句、聞きやすい方に相談していませんでしたか?

相談しやすい相手

  • なんでも知っていそうな会長
  • 話しやすい運営委員仲間

一緒になって悩んでくれたでしょうが、スッキリ解決出来なかったのでは?

みなさん忙しい中、運営委員のお仕事をしてくれています。

ちこま

出来るだけ効率的に仕事を進めたいですね。

1番知っている人=前任者

に相談する

お子さんたちが楽しみにしている発表会、これからも続けていくためには、運営委員の力が必要です。

つまり、運営委員経験者のサポートなしではムリなんです。

ちこま

引き継ぎ会でなんでも相談できる雰囲気を作っておけば、これからの発表会も素晴らしいものになりますよ。

引き継ぎ会

  • 運営内容説明
  • 連絡先交換
  • 係決め
  • 係毎の引き継ぎ

引き継ぎ会の最後に、係毎の引き継ぎが行われます。

1時間程度、1対1で仕事内容を引き継ぎます。

この時間に関係を深められれば、この先相談してもらえやすくなりますよ。

相談しやすい雰囲気作り

  • 仕事内容を説明して、不安を取り除く
  • 重要事項を伝える
  • エピソードトーク(出来れば失敗談)で緊張をほぐす
  • 時間がある限り、質問してもらう

引き継ぎ会の詳しい内容は、こちらの記事で解説しています。

【発表会運営委員初仕事がスタート!】ドキドキの引き継ぎ会 こんにちは、ちこまです。 発表会が終わると、新委員の仕事が始まります。 何をしたらいいのか分からない状態、ドキドキの引き継...

仕事内容を説明して不安を取り除く

ちこま

運営委員って何をすればいいんだろう。

運営委員になった当初、私はとにかく不安しかなかったです。

不安の原因

  • どんな人達とお仕事をするのか分からない
  • 何をすればいいのか分からない

この2つが、漠然とした不安としてありました。

係毎の引き継ぎを行う前に、引き継ぎ会の途中で、既に連絡先は交換しています。

とりあえずどんな方とお仕事するのかは、分かりました。

つまり、仕事内容をしっかり伝えることで、もう一つの不安は解消されるんです。

受け継いできたマニュアルがあれば、そちらを基に説明しましょう。

ちこま

マニュアルを基に説明しましょう。

引き継ぎをする方も、話す内容が決まっていれば、スムーズに会話を始められますよね。

次期委員

困ったら、まずマニュアルを確認ですね。

次期委員は頼れるもの(マニュアル)があると、安心できます。

重要事項を伝える

重要事項

  • 前任者から受け継いだこと
  • 自分が困ったこと

ご自分が仕事を引き継いだ時に注意されたことは、次期委員にも引き継ぐようにしましょう。

重要事項例

  • バレエ教室の受付の方が3人いらっしゃるけど、とりまとめ(ボス)をしているのは、〇〇さんだよ
  • スタッフさんのことは⬜︎⬜︎さんに確認すると全部教えてくれるよ

ちこま

こういう内容って、めっちゃ重要なんですよね。

自分が困ったことは、次期委員も同じように困ります。

マニュアルに付け足すなど、代々受け継いでもらうようにしましょう。

エピソードトーク(出来れば失敗談)で緊張をほぐす

些細なことでいいんです。

エピソード

  • 会長さんも忘れることあるから、こちらから声をかけるようにしてた
  • 印刷してからダメ出しされて、紙がもったいなかったから、OKが出てから印刷したよ
  • 先生は発表会2週間前になると忙しくて話しかけづらくなるから、早めに相談しておくといいよ

ちこま

失敗談があれば、より親近感が湧きます。

ほとんど面識のなかった前任者が、急に身近に感じられますよ。

例えば野球で有名なイチローが、テニスはめっちゃ下手だとします。(想像です)

そんな姿を見たら、なんだか親近感が湧きませんか?

私なら「あんなにすごいイチローも、私たちと同じ人間なんだ」と安心しちゃいます。(笑)

ちこま

完璧すぎる人って、なんとなく距離を感じますよね。

他愛もない話をしていく中で、こちらから距離を縮めましょう。

時間が許す限り、質問してもらう

こちらから一方的に話してばかりでは、かえって質問しにくいものです。

時折、質問を促してあげましょう。

合わせて家庭の事情を、聞いてあげて欲しいです。

家庭の事情

  • 1歳の子供がいる

      子供を預けれる時に、集中してお仕事してもらう

  • サッカーチームに入ってるお兄ちゃんがいる

      土日は試合で忙しいので、物品の買い出しをお願いする

  • 夜勤も土日出勤もある

      発表会当日、しっかり頑張ってもらう

自分の事情を進んで話せる方は、少ないと思います。

同期の運営委員には、なおさら言いにくいでしょう。

前任者のあなたが聞いてあげて、次期会長にそっと報告してあげましょう。

まとめ

引き継ぎ会の1番の目的は、仕事を引き継ぐことではありません。

これから1年間、次期運営委員のサポートを続けていくため、前任者と次期運営委員が打ち解ける場です。

経験者である前任者の助けなしでは、発表会は開催出来ません。

どんなことでも、気軽に相談してもらえるような雰囲気作りに努めてください。

本当にどうしようもなくなってから相談されるような事態は、回避したいですよね。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました❣️

引き継ぎ会の時に、安易に使ってしまいがちなNGワードを紹介しています。

【次期発表会運営委員へのNGワード】引き継ぎ会で次期委員の不安を煽る言葉3つ こんにちは、ちこまです。 お仕事を引き継ぐ時に、後任者の緊張をほぐすため、色々な言葉をかけてあげますよね。 私が発...
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