こんにちは、ちこまです。
1年間務めてきた運営委員の最後の仕事、次期運営委員への引き継ぎです。
引き継ぐとはいうものの、1年間はサポート役として、まだ運営のお手伝いが続きます。
分からないことはその都度相談してもらえばいいので、仕事内容はしっかり引き継がなくても大丈夫です。
「いつでも相談してね」って言っておけば聞いてくれるよね。
確かに、本当に困った時は相談してくれるでしょう。
些細なことでも、早めに相談してもらえるでしょうか。
- 年に数回、顔を合わせる程度
- 引き継ぎ会で初めて話をする方
- 長年バレエ教室を仕切っている先輩母
ほとんど話したことのないお母さん方や、発表会の時にテキパキ仕切っていた、先輩お母さんたち。
こんな方たちに、気軽に相談するってハードル高くないですか?
- 仕事内容を説明して、不安を取り除く
- 重要事項を伝える
- エピソードトーク（出来れば失敗談）で緊張をほぐす
- 時間がある限り、質問してもらう
次期委員は、これから何が始まろうとしているのか、不安に思っています。
まずは仕事内容を説明して、不安を取り除いてあげましょう。
その後は、重要事項などを混ぜて雑談するだけ。
いつでも相談してもらえるような雰囲気作りが重要です。
次期運営委員をしっかりサポートすることが出来れば、お子さんが楽しみにしている発表会が、もっと素晴らしいものになりますよ。
係毎の引き継ぎで、相談しやすい雰囲気作り
発表会の運営委員に選ばれてしまって、「1年間大丈夫かな?」と次期委員の方は不安に思っています。
その都度教えるから、なんでも聞いてね。
本当になんでも聞いていいのかな?
でも、何回も同じこと聞けないよね・・・
1年前、運営委員になったばかりのあなたはどうでしたか？
- 運営委員の仕事を進めていく中で、何回、前任者に質問しましたか?
- 一人で悩んだ挙句、聞きやすい方に相談していませんでしたか?
- なんでも知っていそうな会長
- 話しやすい運営委員仲間
一緒になって悩んでくれたでしょうが、スッキリ解決出来なかったのでは？
みなさん忙しい中、運営委員のお仕事をしてくれています。
出来るだけ効率的に仕事を進めたいですね。
1番知っている人＝前任者
に相談する
お子さんたちが楽しみにしている発表会、これからも続けていくためには、運営委員の力が必要です。
つまり、運営委員経験者のサポートなしではムリなんです。
引き継ぎ会でなんでも相談できる雰囲気を作っておけば、これからの発表会も素晴らしいものになりますよ。
- 運営内容説明
- 連絡先交換
- 係決め
- 係毎の引き継ぎ
引き継ぎ会の最後に、係毎の引き継ぎが行われます。
1時間程度、1対1で仕事内容を引き継ぎます。
この時間に関係を深められれば、この先相談してもらえやすくなりますよ。
- 仕事内容を説明して、不安を取り除く
- 重要事項を伝える
- エピソードトーク（出来れば失敗談）で緊張をほぐす
- 時間がある限り、質問してもらう
引き継ぎ会の詳しい内容は、こちらの記事で解説しています。
仕事内容を説明して不安を取り除く
運営委員って何をすればいいんだろう。
運営委員になった当初、私はとにかく不安しかなかったです。
- どんな人達とお仕事をするのか分からない
- 何をすればいいのか分からない
この2つが、漠然とした不安としてありました。
係毎の引き継ぎを行う前に、引き継ぎ会の途中で、既に連絡先は交換しています。
とりあえずどんな方とお仕事するのかは、分かりました。
つまり、仕事内容をしっかり伝えることで、もう一つの不安は解消されるんです。
受け継いできたマニュアルがあれば、そちらを基に説明しましょう。
マニュアルを基に説明しましょう。
引き継ぎをする方も、話す内容が決まっていれば、スムーズに会話を始められますよね。
困ったら、まずマニュアルを確認ですね。
次期委員は頼れるもの（マニュアル）があると、安心できます。
重要事項を伝える
- 前任者から受け継いだこと
- 自分が困ったこと
ご自分が仕事を引き継いだ時に注意されたことは、次期委員にも引き継ぐようにしましょう。
- バレエ教室の受付の方が3人いらっしゃるけど、とりまとめ（ボス）をしているのは、〇〇さんだよ
- スタッフさんのことは⬜︎⬜︎さんに確認すると全部教えてくれるよ
こういう内容って、めっちゃ重要なんですよね。
自分が困ったことは、次期委員も同じように困ります。
マニュアルに付け足すなど、代々受け継いでもらうようにしましょう。
エピソードトーク（出来れば失敗談）で緊張をほぐす
些細なことでいいんです。
- 会長さんも忘れることあるから、こちらから声をかけるようにしてた
- 印刷してからダメ出しされて、紙がもったいなかったから、OKが出てから印刷したよ
- 先生は発表会2週間前になると忙しくて話しかけづらくなるから、早めに相談しておくといいよ
失敗談があれば、より親近感が湧きます。
ほとんど面識のなかった前任者が、急に身近に感じられますよ。
例えば野球で有名なイチローが、テニスはめっちゃ下手だとします。（想像です）
そんな姿を見たら、なんだか親近感が湧きませんか?
私なら「あんなにすごいイチローも、私たちと同じ人間なんだ」と安心しちゃいます。（笑）
完璧すぎる人って、なんとなく距離を感じますよね。
他愛もない話をしていく中で、こちらから距離を縮めましょう。
時間が許す限り、質問してもらう
こちらから一方的に話してばかりでは、かえって質問しにくいものです。
時折、質問を促してあげましょう。
合わせて家庭の事情を、聞いてあげて欲しいです。
- 1歳の子供がいる
子供を預けれる時に、集中してお仕事してもらう
- サッカーチームに入ってるお兄ちゃんがいる
土日は試合で忙しいので、物品の買い出しをお願いする
- 夜勤も土日出勤もある
発表会当日、しっかり頑張ってもらう
自分の事情を進んで話せる方は、少ないと思います。
同期の運営委員には、なおさら言いにくいでしょう。
前任者のあなたが聞いてあげて、次期会長にそっと報告してあげましょう。
まとめ
引き継ぎ会の1番の目的は、仕事を引き継ぐことではありません。
これから1年間、次期運営委員のサポートを続けていくため、前任者と次期運営委員が打ち解ける場です。
経験者である前任者の助けなしでは、発表会は開催出来ません。どんなことでも、気軽に相談してもらえるような雰囲気作りに努めてください。
本当にどうしようもなくなってから相談されるような事態は、回避したいですよね。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました❣️
引き継ぎ会の時に、安易に使ってしまいがちなNGワードを紹介しています。
