こんにちは、ちこまです。
発表会が終わると、新委員の仕事が始まります。
何をしたらいいのか分からない状態、ドキドキの引き継ぎ会でスタートです。
どうすればいいの〜。
不安な気持ちだけで始まった運営委員会長の仕事でしたが、無事終了しました。
コロナ禍での発表会で、たくさんの制限がありました。
その中で、出来る限りの要望に答え、素晴らしい発表会を開催出来ました。
まず最初のお仕事となる、引き継ぎ会の様子を解説します。
不安を解消して、1年間のお仕事を頑張りましょう。
引き継ぎ会
ちこま三姉妹が通うバレエ教室の発表会は、毎年4月に行われます。
2ヶ月後の6月、前期委員からの引き継ぎ会が行われます。
これが運営委員として初めてのお仕事です。
この時点では、自分の役割や他の委員の顔ぶれを知らない方もいます。
どんな方達と、どんなお仕事をするのかなぁ。
- 面倒だなぁ
- いつかはやらなきゃいけないから仕方ない
- 運悪くクジで当たっちゃった
運営委員に選ばれてしまって、消極的な方もいると思います。
でもお子さんが出演している発表会は、運営委員がいないと開催出来ません。
今回は、いつも出演させてもらっている恩返しをするチャンスです。
無理のない範囲で、お互いに助け合いながら頑張りましょう。
発表会はご自分のお子さんが輝く場所、いつも開催してくれている方達へ、恩返しが出来ますよ。
引き継ぎ会は、このような流れで進められます。
- 運営内容説明
- 連絡先交換
- 係決め
- 係毎の引き継ぎ
詳しく解説していきます。
1．運営内容説明
大先生と前期運営委員が、どんな活動をしていくのか、説明してくれます。
コンクールに参加していない小さい子供のお母さんたちは、大先生のお話を伺う機会は年に1〜2度です。
大先生が引き継ぎ会でお話しされているのを聞くだけで緊張します。
なんかスゴイところに参加してる。
1年間やっていけるのかなぁ。
安心してください、前期委員が1年間サポートを続けてくれます。
- クリスマス会を催す
- 集金やお知らせ
- 発表会のサポート
運営内容は大きく3つに分けられます。
ちこま三姉妹が通うバレエ教室発表会までの日程は、こちらの記事で確認してください。
クリスマス会を催す
4月の発表会に向けてのレッスンが、1月から開始されます。
その前に、運営委員によるクリスマス会が開催されます。
未就学児から高校生のお姉さんまで参加します。子供達はもちろん、家族も参加可能。
お母さんたちも、交流を深めてもらうチャンスです。
プレゼントやお菓子の準備。
ゲームを2〜3つ考えます。
幅広い年代の子供達が楽しんで交流できるようなゲームを、2〜3つ用意します。
定番のゲームはジャンケン列車！
毎年、趣向を凝らしたゲームを、考えてくれています。
運営委員全員が協力して行う、初めての仕事です。
運営委員も発表会に向けて団結するチャンス！
集金やお知らせ
家計への負担や、集金ミスを防ぐためにも、数回に分けて集金を行います。
集金ミスはなんとしても防ぎましょう。
集金後、毎回、金額が合うかドキドキです。
お知らせもその都度、こまめに掲示・配布していきます。
早すぎても内容を忘れられてしまうので、掲示・配布するタイミングが重要！
一方、発表会経験回数が少ない方達には、配布と同時に説明会も行います。
初めて出演する方は、分からないところを確認しつつ、丁寧に説明が必要です。
発表会のサポート
発表会当日はもちろん、通し稽古の時も、集金や打ち合わせで集まる機会があります。
仕事や他のお子さんの習い事で、土日に時間の取れない運営委員もいます。
そういう方には、買い出しや文書作成など、出来ることを手伝ってもらい、仕事配分を考えましょう。
仕事配分を工夫して、無理のない範囲でお仕事しましょう。
2．連絡先交換
連絡事項や作成書類の確認など、LINEで出来てしまうことがほとんどです。
ちょっと工夫すると、効率的に仕事がすすめられます。
それでも、直接会って手渡ししたいものがある時や、相談したい時もあります。
お子さんのお迎えの時など、会える曜日と時間帯を必ず確認しておきましょう。
LINEの使い方
運営委員をする前はメッセージや写真を送信するなど、メール感覚でしかLINEを使用していませんでした。
しかし、コロナ禍でみんなと集まる機会を減らさなくてはいけなかったので、LINEを駆使して連絡を取り合いました。
ラインってこんなにも色んな機能があるのか！
と驚かされました。
- スタンプ禁止
- 仕事依頼や相談は全体LINEで
- 基本既読スルー
- 大事な内容はノートへ保存
- メンションは大至急の用事だけ
私は、以上の内容を実際に運用しながら確立していきました。
グループLINEを仕事ツールとして活用する方法は、こちらの記事で詳しく解説しています。
レッスン日の確認
バレエのレッスンは、年齢別に毎日のように行われています。
いつ送迎に来ているのか、確認しておきましょう。
車の色や車種もリサーチしておくとベストです。
- 「来てる？」とLINEで確認しなきゃいけない
- 実は教室の中で待っていてくれた
お互いすれ違いになって、待ちぼうけになることも。
駐車場を見れば送迎に来ているかどうかすぐに分かります。
これだけでストレスを減らすことが出来ますよ。
複雑なお仕事は、直接会って説明しましょう。
文章だけでは、説明が難しい内容もありますよね。
お顔を見てお話すれば、分からないところを丁寧に説明できます。
誤解を生じることは少ないでしょう。
3．係決定
運営委員は各年齢から1人ずつ選出し、 各年齢チームのリーダーも兼務してもらいます。
お母さんたち全員へ、連絡をしてもらったり、相談を受け付けてもらいます。
- 中学生以上
- 小学5・6年生
- 小学3・4年生
- 小学1・2年生
- 未就学児
各年齢リーダーとは別に、それぞれ係を持ってもらいます。
- 会長
- 副会長
- 会計
- 書記
- 未就学児
この中で、会長と未就学児係は、運営委員を依頼された時から決定されています。
会長は発表会の経験が豊富で、バレエ教室の事情についても詳しい方が適任です。
未就学児係は、未就学児のお世話が主な仕事です。未就学児のお母さんにお願いします。
その他はこの引き継ぎ会で話し合いや、くじ引きなどで決めてもらいます。
各係が実際に行う仕事内容は、こちらの記事で詳しく解説しています。
会長
中学生以上のお母さん。ある程度バレエのことや、バレエ教室の事情を把握している方が適任です。
会長と未就学児係は、依頼された時から決まっています。
バレエはレッスンと発表会の他に、コンクールも並行して出場しています。
諸々の事情を分かっていないと、先生に負担をかけてしまう恐れが・・・
この週はコンクールがあるからね。
・発表会レッスンは講師の先生方が行う
・打ち合わせできない
・照明合わせもできない
・衣装配布も難しい
などなど色々なことが考えられます。
こういった内容が、言わなくても伝わる方が会長ならば、先生の負担は少なくて済みますよね。
会長の仕事について詳しい内容は、こちらの記事をご覧ください。
副会長
発表会までの準備段階では、他の委員のサポートが中心です。
一方、発表会当日は、差し入れ補充でほぼお茶場につきっきりです。
差し入れが足りなくなってきたら、買い出しもお願いします。
スタッフさんやゲストの方の要望に応えてもらいます。
会館では細かな気配りが必要で、気が抜けません。
会計
集金は、2人以上で確認しながら行います。
- 通帳保管
- お金の出し入れ
- 出納帳記入
- 領収書発行
- 会計報告作成
銀行やATMへ通ってもらうことになります。
日中、時間に余裕のある方がいいかもしれないですね。
書記
パソコンが得意な方にお願いしたい。
- 名簿作成
- 集金表・袋
- 掲示物
- 注意書
- 持ち物リスト
この他たくさんありますが、基本的に既存のものを変更して使用します。
とはいえ、エクセルとワードの両方使える方が担当してくれると、大変助かります。
未就学児係
未就学児のお母さんは、発表会経験数が少ない方がほとんどなので、運営委員としての仕事はほとんどありません。
会館の外側に設置する、大きな看板を作成することだけです。
通し稽古と会館では、未就学児のお世話をしてもらうので、それだけで大変なんです。
子供につきっきりで、他の仕事どころではありません。
未就学児は発表会未経験の子が多いので、お母さんたちも初めて発表会に参加する方がほとんどです。
お母さんたちの不安を会長に報告して、一緒に解消してあげましょう。
4．係毎引き継ぎ
前委員から、それぞれ係の仕事を引継ぎます。
ちこま三姉妹のバレエ教室は任期終了後、1年かけて引き継いでいきます。
安心してください、前委員がサポートしてくれます。
大まかな流れを説明してもらう程度です。
詳しいことはその都度、前役員に相談して進めていきます。
こんなこと聞くと迷惑かな？
そんなこと思わなくていいですよ。
遠慮せずに、どんどん質問してください。
分からない物事を、勝手に進めないように注意しましょう。
1年間、頑張りましょう
一緒に運営委員をすると、先輩・後輩を飛び越えた仲間になれます。
仲良くなれた先輩お母さんからは、この先にどんなバレエの世界が待っているのか教えてもらえます。
- トゥシューズ
- コンクール
- パ･ド･ドゥ（男性と2人で踊る）
知っていれば目標に向けて、レッスン回数やお金のことなど準備していけますね。
先輩お母さんと仲良くなれるチャンスです。有意義に利用しましょう。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました❣️
運営委員のお仕事を、ストレスなく進めていける工夫があります。こちらの記事で紹介しています。
