こんにちは、ちこまです。
バレエといえば発表会！
日々のレッスンの成果を、家族や友達にみてもらう貴重な機会です。
発表会へ出演するのに、いくら必要なの?
発表会にかかる費用、発表会までにどんなことが行われているのか知りたい方は、こちらで確認してください。
華やかな発表会ですが、その裏ではお母さんたちが大活躍しています。
このサイトでは、発表会を支える運営委員の実態をお伝えしています。
発表会の主役はお子さんたちですが、お母さんにも全員、会館では、スタッフとしてお手伝いをしてもらいます。
さらに、お母さんたちの中から、運営委員が5人選出され、発表会の全てを取り仕切るのです。
（会館でのお仕事は、費用を払って、外部委託している教室もあるそうです。）
うちの教室と同じとは限らないよね・・・
もちろん、教室ごとに細かい決まりや慣習は違います。
運営委員の呼び方もいろいろですね、役員・母の会・スタッフ・裏方などなど。
しかし、大枠ではどこの教室でも行っていることは同じ。
つまり、お母さんたちが、頑張って発表会を支えているのは、どこでも同じなんです。
発表会はお母さんたちの苦労の結晶でもあります。
子供がバレエを習い始めて12年、10回の発表会を経験してきました。
10回目の発表会で、私自身、運営委員の会長として、発表会を取り仕切りました。
発表会の全てを知り尽くした私が、運営委員の仕事内容を、詳しく解説します。
- 運営委員の仕事内容
- 会長の仕事内容
お母さんたちの負担を減らす、アイデアがいっぱい。
お子さんがバレエを続ける限り、避けては通れない運営委員。少しでも負担を少なくして、親子共々、楽しい発表会にしましょう。
発表会運営委員の仕事内容
私は会長を依頼された時、何をするのか分からないため、不安でいっぱいでした。
なんとなくでも、仕事内容がわかっていれば、気持ちにゆとりが持てます。
同じバレエ教室の方に、仕事内容をリサーチしておきましょう。
聞ける人いないよ〜
そんな方は、私の体験談を参考にしてください。
運営委員のお仕事
- 色々な方との打ち合わせやお世話
- お金の管理
- 書類作成
- 出演者のサポート
とにかく、発表会にまつわるあらゆることをお手伝いします。
5つの係が設定されていて、1人1つずつ担当してもらいます。
- 会長
- 副会長
- 会計
- 書記
- 未就学児
各係の仕事内容について、こちらの記事で詳しく解説しています。
前任者からの引き継ぎ会でスタート
まず最初の仕事は、引継ぎ会です。
自分以外の運営委員が誰なのか、引き継ぎ会まで知らない方もいます。
- 運営内容説明
- 連絡先交換
- 係決定
- 係毎の引き継ぎ
先生と前会長が、運営委員の必要性や仕事内容を説明してくれます。
その後は連絡先を交換し、係毎に仕事内容を引き継いでもらいます。
詳しい内容はこちらの記事で解説しています。
会長って何をするの？
運営委員は、発表会を取り仕切る、イベント会社のようなものです。
会長は、全ての指示を出す、社長やリーダー的存在。
なるべく多くの要望に応えつつ、色んな方に協力してもらいながら、発表会を作り上げていきます。
- スケジュール管理
- 各係への仕事依頼
- 新人お母さんのフォロー
会長はほとんど全ての方に関わるお仕事です。
仕事をする上での、ルールを決めておこう
運営委員は「お手伝い」ではなく立派な「お仕事」です。
みなさん、忙しい合間をぬって、運営委員のお仕事をしてくれています。なるべくお互い、負担をかけずにお仕事をしたいですね。
少しの気遣いで、お互いの負担が軽減できます。
- 返事は早くしよう
- 知らないは恥じゃない、どんどん質問しよう
- 間違いを隠さないで！すぐ相談しましょう
「社会人なら当たり前じゃないか」と思われる内容かもしれません。
だからこそ、当たり前が出来ていない方へ、改めて指摘することは難しいのです。社会人1年生の気持ちに戻って、運営委員全員で確認して欲しいです。
グループLINEのストレス無くそう
連絡や相談など、LINE上でやりとりする場面がたくさんあります。
お仕事をされていたり、日々の家事に追われている中、みんなで集まることは難しいです。
LINEって気をつかうんですよね〜。
運営委員になったというだけでも大変。その上、LINEのやりとりまで気をつかっていたら、疲れ切ってしまいます。
そうならないために、おすすめしたいLINEテクニックがあります。
基本既読スルーにしましょう。
これだけで、だいぶ負担が軽くなりますよ。
- スタンプ禁止
- 仕事依頼や相談は全体LINEで
- 基本既読スルー
- 大事な内容はノートへ保存
- メンションは大至急の用事だけ
スムーズに仕事を進められる、LINE活用法を紹介しています。
グループLINEの新ルール
会長の仕事内容
会長になった当初は、何から手をつければいいのか、分かりませんでした。
会長以外の係は仕事がマニュアル化されていて、引き継ぎ会で仕事内容を教えてもらっていました。
一方、会長の私は特に引き継がれる仕事はなく。
先生から指示があるから大丈夫。
そんなんでいいの・・・？
自分が会長を経験した結果、確かに説明しにくい内容が多かったです。
先生からの指示を待つ＝先生に負担をかける
先生には、振付や舞台構成に専念してもらいたいので、先生の負担を減らせるように、気を付けました。
- 打ち合わせ
- スケジュール決定
- 仕事依頼
- 全体の把握
- 発表会未経験者への対応
常に、先を見据えて行動しなくてはなりません。
説明しづらい仕事内容ですが、出来る限りこちらの記事にまとめました。
会長が見た！発表会の裏側
会館でのリハーサルや本番当日、会長はどこで何をすればいいのか。これらを説明するのはもっと難しいです。
10回も参加してきた発表会ですが、会長がどこで何をしていたのか、私はほとんど知りませんでした。
常に、誰かが、会長さんを探していたことは、覚えています。
会長さん、とっても忙しそう。
実際のところ、決められた仕事はありません。
しかし、会長の判断が必要とされてくる場面が、あちこちで起こります。
個人の判断で進められないことが多発。
- あらゆる事を決定する
- お母さん全員への仕事を説明
- 出演者の状況を把握
発表会当日と前日の会館リハーサル時、発表会本番に向けてどんなことが行われているのか、解説しています。
トラブル対応時の3つの極意
発表会に向けて、半年間かけて準備してきました。しっかり準備していても、何かしらトラブルは起きるものです。
トラブル対応は会長の最大の務め。
せっかくの発表会が、台無しになってしまわないよう、素早く適切にフォローしたいですね。
- 絶対にダメなこと
- 優先順位
- 妥協しない
これさえ忘れなければ、どんな場面でも慌てず、的確に対処できますよ。
次期運営委員への引き継ぎ
発表会が終わっても、まだ運営委員の仕事は残っています。
- 写真購入案内
- 会計報告
- 反省会
- 引き継ぎ会
写真購入の案内を、発表会出演者全員にお知らせします。
会計報告は会計係が作成してくれるので、内容を確認して、配布するだけです。
反省会では、ランチを食べながら、発表会での困ったことや、良かった点などを、先生方とお話します。次回の発表会をさらに素晴らしいものにするための大事な会です。
反省をふまえて、次期委員に引き継ぎます。
サポートを続けるための関係づくり
1番最後の仕事は次期委員への引き継ぎ会です。
発表会という伝統を引き継いでもらい、次回の発表会を、より素晴らしいものにしてもらいましょう。最後の仕事とはいえ、全ての仕事を引き継ぎ会という、限られた時間で引き継ぐのはムリがあります。
そこで、次期運営委員のサポート役として、もう1年お手伝いを続けます。
マニュアル化するのが難しいことも、直接伝えられます。
基本的には、マニュアルに沿って、お仕事を進めてもらいます。ちょっとの認識のズレが、後々大問題となって現れてくることも・・・
あれ？
これであってるかな？
気になる点を、すぐに確認してもらいたいです。
つまり、引き継ぎ会では、気軽に相談出来るような関係作りが重要です。
- 仕事内容を説明して、不安を取り除く
- 重要事項を伝える
- エピソードトーク（出来れば失敗談）で緊張をほぐす
- 時間がある限り、質問してもらう
前任者は先輩、次期委員は後輩という関係です。
先輩から歩み寄って、後輩との距離を縮めてあげましょう。
具体的な内容は、こちらの記事で解説しています。
新委員を不安にさせているかも
信頼関係が築けていないうちに、安易な声かけは逆効果です。
- 特に何やるか決まってないんだよね〜
- まぁ、なんとかなるよ
- 分からない時は聞いてくれればいいし
逆に、これらの言葉で不安が増大する可能性があります。
実際に私は、前任者に「相談できない・・・」と思ってしまいました。
励ましてあげるつもりの言葉が、どうして逆効果となってしまったのでしょうか。こちらの記事で解説しています。
発表会運営委員の1年間、振り返るといい思い出
1年間行われる発表会運営委員の活動をまとめました。
改めて記事にしてみると、
運営委員ってスゴイことしてたんだなぁ〜
今では懐かしく思います。
子供を出産した痛みを、笑いながら話せる母のような境地（笑）
1年間、何も分からない中、必死で走り抜けてきました。
不安でいっぱいの中、頑張っているお母さんを、応援出来ればいいなぁと思っています。最後まで読んでいただき、ありがとうございました❣️
発表会とあわせて、バレエと言えばコンクール！
こちらの記事で、コンクールにまつわる様々な疑問を解説しています。
